Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Tractus intelligente Buchführung GmbH & Co. KG
Pilatus Campus 3
91301 Forchheim
Deutschland

E-Mail: datenschutz@fibuai.com
Telefon: 0365 51772-62

2. Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der Tractus intelligente Buchführung GmbH & Co. KG ist:

Ronny Bernhardt
E-Mail: datenschutz@fibuai.com

Falls noch kein externer oder interner Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, kann dieser Abschnitt nach Bestellung ergänzt werden.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Ihre Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzungsdaten).

4. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert.

Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners
• Name Ihres Access-Providers

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität
• Zu weiteren administrativen Zwecken

b) Bei Nutzung unseres Kontaktformulars

Bei Fragen jeglicher Art bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit uns über ein Kontaktformular in Verbindung zu treten. Dabei ist die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, damit wir wissen, von wem die Anfrage stammt und um diese beantworten zu können. Weitere Angaben können freiwillig getätigt werden.

Die Datenverarbeitung zum Zwecke der Kontaktaufnahme mit uns erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

c) Bei Nutzung unserer SaaS-Lösung (FibuAI)

Bei der Nutzung unserer KI-gestützten Buchhaltungssoftware (SaaS) verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung zur Verfügung stellen. Dazu gehören insbesondere:

• Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Belegdaten und Buchungsdaten
• Bankdaten (soweit zur Verarbeitung erforderlich)
• Nutzungsdaten der Plattform
• Technische Daten (IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen)

Zweck der Verarbeitung ist die Erbringung unserer vertraglich vereinbarten Buchhaltungs- und Finanzdienstleistungen sowie die Bereitstellung und Verbesserung unserer KI-gestützten SaaS-Lösung.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Im Rahmen der Nutzung unserer SaaS-Lösung kann eine Weitergabe an kooperierende Steuerberater oder technische Dienstleister (z. B. Hosting-Provider, KI-Dienstleister) erfolgen, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Mit diesen Dienstleistern haben wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

6. Einsatz von KI-gestützten Systemen

Unsere SaaS-Lösung nutzt Technologien der künstlichen Intelligenz zur automatisierten Verarbeitung von Belegen und Buchungsdaten. Die KI dient ausschließlich der Unterstützung und Erstellung von Vorschlägen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Alle KI-generierten Ergebnisse werden von qualifiziertem Personal oder dem Kunden selbst geprüft.

Eine Verwendung Ihrer Daten zum Training von KI-Modellen erfolgt ausschließlich in anonymisierter oder stark aggregierter Form, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulässt.

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Einige der von uns verwendeten Cookies sind sogenannte Session-Cookies. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.

Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

8. Analyse-Tools und Werbung

Wir setzen derzeit keine Analyse-Tools (wie Google Analytics) oder Werbe-Tracking ein. Sollte sich dies ändern, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und Sie rechtzeitig informieren.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 6 oder 10 Jahren) vorsehen.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte verantwortliche Stelle oder unseren Datenschutzbeauftragten.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

12. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen (z. B. bei der Einführung neuer Services). Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

13. Kontakt

Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an:

Tractus intelligente Buchführung GmbH & Co. KG
Datenschutz
Pilatus Campus 3
91301 Forchheim
E-Mail: datenschutz@fibuai.com